Une bibliothèque rétroconvertie en EAD, par Isabelle Vernus
Date : 2009-11-04 12:18:12L’exemple des Archives départementales de Saône-et-Loire En 2007, les Archives départementales de Saône-et-Loire ont entrepris d’informatiser les instruments de recherche et le catalogue papier des fonds qu’elles conservent, archives, livres, périodiques, en utilisant le format EAD (Encoded Archival Description, ou description archivistique encodée), un standard d’encodage destiné aux instruments de recherches archivistiques, fondé sur le langage XML (eXtensible Markup Language), qui permet de décrire des collections, de manière pérenne et adaptée à la diffusion sur Internet. |
| Le service des Archives départementales de Saône-et-Loire a été informatisé en 2007, avec le progiciel d’archives Thot, adossé à une base documentaire Cindoc. Les notices descriptives produites dans la base de données Thot- Cindoc sont toutes conformes au format XML-EAD : elles sont structurées, normalisées (les champs de description sont limités par les balises d’une grammaire internationale, la DTD EAD pour les archives) et si besoin, hiérarchisées (organisation en arborescence multiniveaux, sans redondance d’informations). La mise en forme des notices ne fait pas partie de la description en EAD, à laquelle il faut accoler une feuille de style. Les notices et l’arborescence peuvent être exportées au format XML-EAD en vue, par exemple, d’une diffusion sur Internet. Autre atout, des fichiers texte ou image, également exportables, peuvent être liés aux notices. Le projet d’informatisation du service des archives comprenait notamment la conversion rétrospective de la bibliothèque d’histoire locale. Riche d’environ 10 000 volumes et 1 700 titres de périodiques, elle était documentée par des fichiers manuels auteurs et matières, sans vocabulaire contrôlé. En accord avec SICEM, éditeur de Thot et prestataire de cette rétroconversion, le fichier auteurs a été encodé en XMLEAD plutôt qu’en Unimarc (format de catalogage bibliographique traditionnellement utilisé en bibliothèque), pour permettre au public d’interroger simultanément tous les corpus disponibles aux archives sur un sujet donné : fonds d’archives sur support papier ou audiovisuel, imprimés, iconographie…, tant via le réseau intranet que sur Internet, avec une qualité égale de consultation des données. Pour ce faire, il était indispensable de disposer d’une base homogène, interrogeable en plein texte ou par mots-clé, sur un ou plusieurs champs. La même option a été retenue par le service des Archives départementales de la Côte-d’Or, avec un autre logiciel de gestion d’archives. Le standard EAD ayant été conçu pour décrire des archives, ce choix ne devait toutefois pas compromettre l’intégration des notices bibliographiques dans des bases plus larges, comme la Base bibliographique bourguignonne, dont les notices sont au format Unimarc. Le catalogage des nouvelles acquisitions devait également pouvoir être fait par récupération de notices informatiques. Une passerelle entre Unimarc et EAD devait donc être possible, ce que permettent bien les modules d’import et d’export EAD/Unimarc de Thot. Depuis, les tests d’import de notices Unimarc de la Bibliothèque nationale de France se sont révélés tout à fait concluants. Lors de la conception de la grille de saisie EAD des notices de bibliothèque, certains éléments de description bibliographique, qui auraient été éclatés en plusieurs champs dans une notice Unimarc, ont été regroupés dans un champ unique, appauvrissant un peu les futurs exports de l’EAD vers Unimarc, mais ce problème a été jugé secondaire car ces champs ne portaient pas sur des données utiles à la recherche courante des lecteurs. Le champ EAD « niveau de description », qui permet la hiérarchisation des notices, pouvait sembler superflu pour des documents imprimés ; il est toutefois utile pour hiérarchiser les collections, sous-collections et monographies, comme dans le cas des périodiques et de leurs articles. Enfin, les interfaces lecteurs sur les réseaux intranet et Internet ont été définies : un écran de recherche sur un type de corpus (archives, imprimés...) ou sur l’ensemble des ressources, ainsi qu’un écran de réponse. La rétroconversion de la bibliothèque et des inventaires d’archives au premier semestre 2007 a permis l’ouverture de la base de données sur l’intranet lecteurs en juin 2007, puis sa mise en ligne en juin 2008 (site : www.archives71.fr, rubrique « inventaires en ligne »). La bibliothécaire et les archivistes actualisent la base Internet via des exports en XML-EAD depuis Thot/Cindoc. Les notices rétroconverties sont interrogeables en plein texte sur tous les champs publiés (auteur, titre…). Les notices bibliographiques des nouvelles acquisitions sont en plus enrichies d’une indexation lieux, personnes, matières – l’harmonisation des thesaurus entre les différents corpus étant à ce propos un sujet redoutable… Après une année de pratique, le choix de l’EAD semble particulièrement pertinent pour les services d’archives et pour les bibliothèques à caractère patrimonial : la recherche documentaire offre des éclairages croisés sur les fonds d’archives et les collections imprimées, les exports et les échanges sont possibles, les principes du catalogage informatisé traditionnel restent préservés. Isabelle Vernus, directrice des Archives départementales de Saône-et-Loire |
| AD71, Place des Carmélites 71026 Mâcon CEDEX 9 Contact : Christelle Aubry, secrétaire de documentation en charge des collections imprimées Tél. : 03 85 21 00 76 Courriel : c.aubry@cg71.fr |
| Page précédente | La revue du CRL |
